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Dans le monde numérique qui est le nôtre, les flux de papier doivent être réduits au strict minimum. La numérisation des processus a connu un formidable essor depuis que bon nombre de collaborateurs sont en télétravail.
Une grande quantité d’informations transite pourtant toujours sur papier ou par e-mail. Leur vérification, leur saisie et leur archivage sont des tâches chronophages qui entravent le télétravail et l’automatisation.
Numériques de A à Z
La bonne nouvelle ? Il est aujourd’hui possible d’automatiser à 100 % ces tâches chronophages. Ces informations peuvent ainsi être automatiquement associées au dossier du sinistre ou à la gestion de la police. Résultat ? Les informations sont automatiquement reconnues et liées au bon dossier. Les dossiers des clients peuvent donc être intégralement suivis de manière numérique dans la mesure où toute communication est associée au bon dossier. Le gestionnaire a ainsi toujours accès à tous les documents nécessaires.
Dans cette optique, une communication entrante peut automatiquement déclencher le processus adéquat. Un nouveau constat lance, par exemple, le processus de constat. Les personnes habilitées et les systèmes adéquats en seront ensuite informés. Il est possible de maximiser l’automatisation des tâches, afin d’éviter les opérations répétitives.
C’est ici que le traitement des informations dans un seul système numérique prend tout son sens. Vous pouvez utiliser ce système pour tous les canaux de communication : e-mails, courriers postaux, formulaires en ligne, téléchargements par le client, etc.
Tirez un trait sur les tâches répétitives et chronophages grâce au traitement automatisé des documents. Tant le personnel administratif que les managers pourront ainsi se consacrer pleinement aux tâches importantes. Les clients n’auront, en outre, jamais été aussi satisfaits de vos services, soutenus par le traitement ultrarapide de leurs demandes.
Saisir et anonymiser des données sans le moindre effort
Comment fonctionne un système de traitement intelligent des documents ? La première phase consiste à scanner les données. Grâce à l’apprentissage automatique, les informations sont rapidement reconnues et structurées au cours du processus de numérisation. Les données nécessaires peuvent être rendues anonymes automatiquement en cas de besoin. Le traitement des données anonymisées est, de ce fait, pleinement conforme au RGPD.
L’extraction des données repose sur des modèles formés grâce à l’apprentissage automatique et qui s’améliorent de jour en jour. Il importe de ne collecter que les informations importantes pour votre entreprise et le traitement de vos dossiers. Nous vous conseillons d’élaborer un système adapté à votre entreprise pour optimiser le fonctionnement de votre logiciel.
Une solution d’archivage peut, pour finir, permettre aux documents signés numériquement et aux autres documents numériques pourvus d’une durée de conservation de maintenir leur valeur de preuve juridique. Ils se conforment ainsi à la loi belge relative au Digital Act et au règlement européen eIDAS. Les transactions 100 % électroniques peuvent donc être traitées en toute sécurité.
Classer automatiquement des données
L’interprétation d’un e-mail, d’un document numérique ou d’un document scanné assure le transfert immédiat de l’information au bon endroit et l’archivage de l’original. Les avancées technologiques les plus récentes permettent l’enregistrement de ces données :
- L’intelligence artificielle.
- Le traitement automatique des langues.
- L’apprentissage automatique.
On observe ainsi une accélération du temps de traitement jusqu’à 95 %, étant donné que toutes les données sont structurées en temps réel. Les archives papier peuvent également être transformées en archives numériques dans le cloud, ce qui se traduit par une diminution des coûts d’infrastructure. Les économies des entreprises peuvent facilement se chiffrer en centaines de milliers d’euros.
Récupérer des données rapidement et facilement
Les logiciels durables sont de plus en plus courants étant donné qu’ils peuvent être adaptés à la taille et au budget de toute entreprise. Une archive numérique fait donc office de solution à long terme, accompagnée d’une maintenance automatique. Cette technologie vous permet de retrouver les informations désirées, peu importe quand et où vous en avez besoin. Vous retrouverez également un document jusqu’à 99 % de fois plus vite au sein d’un environnement numérique dans le cloud que dans des archives physiques.
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